Case: Sådan optimerede vi Adforms processer via Pardot

Adform kom til os i starten af april med muligheden for at byde ind på at sætte deres nye Pardot-løsning i spil – både forretnings- og markedsføringsmæssigt. En type opgave, vi har løst før, men som alligevel aldrig helt er den samme. Hovedproblemstillingen og årsagen til, at Adform købte Pardot til at starte med kan opsummeres i følgende tre punkter:

• Salg og marketing skulle have mulighed for at kvalificere leads og assigne dem på baggrund af denne kvalificering.
• Tidsbesparelse. Salg skulle spare tid, så de kunne fokusere på det vigtigste, nemlig salg. Marketing skulle have mulighed for at bruge deres tid på at skaffe nye leads og kvalificere dem.
• Forventningsafstemning mellem salg og marketing. Begge parter skulle vide, hvad de kunne forvente af hinanden – på tværs af en global salgsorganisation.

Projektet endte med at strække sig en del længere. Adform har i løbet af projektet fået skabt en række håndgribelige forbedringer i deres interne processer, som udfører det, de skal. Udover selve implementeringen af platformen, har vi i samarbejde med Adform indført en række konkrete tiltag. Herunder et lead management-program, en model til lead scoring og lead grading samt automatisering af assignment-regler via Pardot.

Lead management satte rammer for samarbejde

Formålet med lead management-setuppet er at skabe alignment mellem salg og marketing. Og herigennem at skabe gensidige forventninger. Begge afdelinger har naturlige forventninger til hinanden, men forventningerne bliver aldrig indfriet, så længe der ikke bliver sat ord og konkrete KPI’er på dem. Lead management-programmet handlede derfor først og fremmest om at sætte salg og marketing i samme rum. Et rum, hvor der blev talt om, hvilken type leads salg kan forvente fra marketing, og hvilke konkrete attributter disse leads har – f.eks. virksomhedsstørrelse, digitalt budget, virksomhedstype, jobtitel, osv. Der blev også talt om tidsrammer og deadlines. Nærmere bestemt inden for hvilken tidslinje marketing kan forvente, at salg kontakter de leads, som marketing genererer. Hvis der skabes leads på baggrund af særlige parametre, der er defineret af salg, må man den anden vej også kunne forvente, at salg kontakter disse leads inden for en rimelig tidsramme. Samtidig bør salg give den nødvendige feedback, for at processen kan forbedres. Der er tale om en kontinuerlig proces, hvor særligt åbenheden mellem de to afdelinger er nøglen – og her har Adform virkelig vist sig fra sin bedste side som organisation.

Model til lead scoring og lead grading

Modellen understøtter lead management-processen i form af karaktergivning af leads. Karaktererne gives efter særlige parametre, der defineres i dialog mellem salg og marketing. Selve koncept og opsætning er egentlig rimelig simpelt at forstå (læs mere i blog indlægget om samme emne LINK?), men den egentlige værdi skabes, når der evalueres og skabes et rum med konstruktiv kritik, hvor modellen løbende kan forbedres. Alle assignment-regler har været baseret på grading og scoring.

Automations, automations, automations

Rygraden i denne opsætning er automations. Automations, der styrer grading-profiler for de forskellige lande, automations, der assigner leads, når de har opnået den rigtige score, og automations, der sender leads på en rejection-rejse, hvis de ikke passer til den profil, som Adform gerne vil arbejde med.

Dette er nogle af de initiativer, vi har sat i værk sammen med Adform, og som vi har hjulpet med at implementere. Som nævnt er dette en proces, der hele tiden er i udvikling. Evaluering foregår både kontinuerligt, men også med faste intervaller, så vi hele tiden kan sørge for at nærme os den mest optimale opsætning for netop Adform og alle deres stakeholders.